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策划中小型会议的注意事项|西安会议公司

电玩森林舞会时间:2018-11-29

对于西安会议策划公司来说,不论是大型的会议还是中小型的会议,都是不容忽视的,都必须要竭尽全力去解决其中可能会出现的问题,那么一般在举办策划中小型会议时要注意哪些问题呢,今天西安会议策划公司——尚菲文化就来介绍一下中小型策划会议时的一些注意事项吧。
一、投影、扩音设备的提前布置调试
现在会议上打都会用到投影仪,因此要注意投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。
二、宾客姓名标签的摆放
西安会议策划公司了解到现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;如果正好会场没有圆桌会议室,那就选择长型的,长型会议桌则一定要在宾客顺序安排上多用心,要按宾客的身份、主次把顺序安排好,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。
三、会场摆放的的鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。
当以上这些准备工作到位后,也许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。
会议正式开始后,还不能放松,还要做好会议管理,会议管理看似简单,但实质上如果要把它做好也是得废一番苦心的。要注意会议上的类似现象,开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。因此西安会议策划公司提醒在会议管理这块要做好必须注意以下几个事项:
一、要提前制定会议纪律并严格遵守
这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。
二、召开会议须事先明确三个角色:会议主持、会议调度和会议记录
会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。
会议调度,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。
会议记录,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。
三、主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。
可能大家会觉得到这会议就结束了,其实不然,西安会议策划公司表示还要最后一件事,会议追踪。会议组织者除了通知、组织会议外,一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。与会者在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。只有监督将会议议项完成了,会议才真正结束了。
上面说的这些,不管是刚开始的会议筹备还是会中的会务会议管理,到最后的会议跟踪,都是一场成功会议不可缺少的步骤,因此西安会议策划公司在此提醒大家都要谨慎对待。

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